Siaran pers berisi pernyataan yang akan disampaikan kepada masyarakat melalui media. Setelah naskah siaran pers selesai ditulis, ikuti panduan berikut untuk mengirimkan siaran pers ke media yang tepat.
Mencari Tempat Pengajuan Siaran Pers
Kirimkan naskah Anda ke media di daerah Anda.
Koran harian di daerah tempat tinggal Anda: Hubungi redaktur umum atau redaktur yang menangani bagian yang berhubungan dengan konten Anda
Koran mingguan: Redaktur
Majalah: Redaktur atau Redaktur Pelaksana
Stasiun radio: Direktur Pemberitaan atau Direktur Iklan Layanan Masyarakat (jika mengirimkan layanan masyarakat)
Stasiun Televisi: Direktur Pemberitaan
Sasar surat kabar, surat kabar daring, atau media lainnya yang sesuai dengan bidang bisnis yang Anda ingin perluas.
Kirim siaran pers Anda ke pada orang-orang penting di bidang Anda, termasuk penulis blog terkenal dan para tokoh dalam industri terkait.
Cari alamat surel penulis blog yang terkenal di bidang Anda, lalu kirimkan salinan siaran pers Anda.
Cari nama-nama orang penting di bidang anda. Misalnya, jika Anda bergabung dalam asosiasi perdagangan, cari orang yang menangani bidang hubungan media, lalu kirimkan siaran pers Anda melalui faksimili, surel, atau surat.
Gunakan layanan distribusi. Jika Anda tidak punya waktu untuk mencari media untuk rilis pers Anda, bekerjasamalah dengan orang lain yang dapat membantu Anda.
Perlu diingat bahwa layanan distribusi siaran pers biasanya hanya menawarkan paparan terbatas. Banyak agensi distribusi yang dapat mendistribusikan siaran pers Anda ke situs web penyebar berita atau agensi media, namun dengan sedikit biaya tentunya. Tujuan Anda adalah untuk menjangkau sebanyak mungkin orang. Pada bagian akhir artikel ini terdapat daftar situs web distribusi siaran pers ternama.
Proses Pengajuan
Periksa lagi naskah siaran pers Anda, apakah terdapat kesalahan atau tidak. Pastikan bahwa judul dan alinea pertama naskah anda menunjukkan bahwa konten Anda layak diberitakan.
Ikuti pedoman pengajuan pada masing-masing media.
Media umumnya lebih memilih pengiriman siaran pers melalui faksimili, surat, atau surel. Kirimkan naskah Anda dengan cara yang diinginkan media.
Jangan terlalu memikirkan kepada siapa saja Anda harus mengirimkan rilis Anda jika Anda tidak memiliki banyak waktu. Cukup kirim ke orang yang tepat saja.
Tentukan waktu publikasi siaran pers Anda.
Usahakan siaran pers Anda bertepatan dengan acara tertentu atau peluncuran produk. Jika tidak, kirimkan naskah Anda di awal minggu dan pagi hari.
Pilih waktu yang tak lazim, seperti pukul 9.08. Dengan demikian, siaran pers Anda tidak akan hilang pada pergantian jam.
Kirimkan siaran pers Anda sesuai dengan panduan yang telah disyaratkan.
Ketik atau sisipkan konten Anda langsung ke dalam isi surel siaran pers. Banyak jurnalis menghapus surel berisi lampiran karena memakan waktu untuk mengunduh dan dicurigai berisi virus.
Kirim siaran pers Anda untuk masing-masing media satu per satu, atau gunakan salinan tersembunyi (“bcc“: “blind carbon copy“) agar surel Anda terlihat lebih bersifat personal.
Beberapa media mungkin lebih menginginkan Anda mengunggah naskah siaran pers langsung ke situs mereka melalui platform pengajuan yang aman.
Tambahkan foto dan video dalam kiriman Anda untuk meningkatkan jumlah pembaca siaran pers Anda.
Jangan mengirim file media berukuran besar melalui surel, karena ini akan menghambat masuknya surel bagi penerima, dan mungkin surel Anda akan masuk ke dalam kategori surel sampah (junk mail) karenanya.
Kirimkan file media Anda melalui layanan seperti “Box” atau “Dropbox”. Sebagai alternatif, cantumkan informasi bahwa foto dan video tersedia atas permintaan.
Lanjutkan dengan telepon. Tanyakan apakah penerima telah menerima naskah Anda, lalu tawarkan bantuan atau informasi lebih lanjut.